تخيل أن لديك فكرة رائعة، أو فرصة عمل مهمة، أو طلب رسمي تحتاج لإرساله. كل شيء يعتمد على رسالة بريد إلكتروني واحدة. لكن المشكلة أن الكثيرين لا يعرفون كيف يكتبون إيميل احترافي يترك الانطباع المطلوب. قد تكون الرسالة قصيرة أكثر من اللازم، أو طويلة بشكل مزعج، أو تحتوي على كلمات غير مناسبة، مما يقلل من فرص الرد أو النجاح.
إتقان فن كتابة رسائل رسمية عبر البريد الإلكتروني هو مهارة ضرورية في عالم اليوم. سواء كنت طالبًا تتواصل مع جامعة، أو موظفًا ترسل تقريرًا لمديرك، أو حتى صاحب مشروع تراسل جهة رسمية، فإن معرفة قواعد كتابة الإيميل ستُحدث فرقًا كبيرًا.
قبل أن تبدأ بالكتابة، اسأل نفسك: ما الذي أريده من هذا البريد الإلكتروني؟ هل أبحث عن رد؟ موافقة؟ استفسار؟ توضيح؟ عندما يكون هدفك واضحًا، سيكون من السهل تنظيم الرسالة بشكل منطقي. كثير من الناس يقعون في خطأ كتابة البريد دون معرفة دقيقة لما يريدون، مما يجعل الرسالة غامضة ومربكة.
التحية هي أول ما يراه القارئ، وهي تحدد نبرة الرسالة منذ البداية. تجنب العبارات العامية أو التحيات العشوائية. إذا كنت تعرف اسم الشخص، فاستخدمه مباشرة مثل:
أما إذا لم تكن تعرف اسم الشخص، فاختر تحية عامة مهذبة مثل:
التحية الجيدة تفتح الباب للتواصل باحترام، وهي جزء أساسي من أي إيميل احترافي.
الرسائل الرسمية لا تعني استخدام كلمات معقدة أو جمل طويلة. على العكس، كلما كانت لغتك بسيطة ومباشرة، كان تأثيرها أقوى. تجنب التراكيب الغامضة أو المصطلحات الغريبة التي قد تشتت القارئ.
بعد التحية والمقدمة القصيرة، يجب أن تدخل مباشرة في الفكرة الأساسية. لا تضيّع وقت القارئ بمقدمات طويلة أو تفاصيل جانبية. هدفك أن تجعله يفهم الرسالة خلال ثوانٍ.
“أرغب في التقديم على فرصة التدريب المعلنة بتاريخ 15 يوليو، وأرفق سيرتي الذاتية لهذا الغرض.”
نبرة الإيميل يجب أن تكون مهنية ومحترمة. لا تكن رسميًا لدرجة الجفاف، ولا ودودًا بشكل مبالغ فيه. كن مهذبًا، لكن مباشرًا.
العين تملّ من الفقرات الطويلة غير المنسقة. لذلك، راعِ التباعد بين الفقرات، واستخدم النقاط إذا احتجت لتوضيح خطوات أو عناصر.
نهاية الإيميل مهمة بقدر بدايته. أخبر القارئ بما تتوقع منه: هل تريد ردًا؟ اجتماعًا؟ موافقة؟
“أرجو التكرم بإبلاغي بموعد المقابلة المناسب لكم.”
أو
“هل من الممكن الحصول على رد قبل نهاية الأسبوع؟”
التوقيع في نهاية الإيميل يعزز من مصداقيتك ويوفر للقارئ معلومات للتواصل معك. لا تكتفِ بكتابة اسمك فقط.
خطأ إملائي واحد قد يغيّر الانطباع عنك. خذ دقيقة لقراءة الرسالة قبل إرسالها، وراجع:
أفضل رسائل البريد الإلكتروني هي التي تجمع بين الإيجاز والوضوح. لا تكتب رواية، لكن لا تُهمِل التفاصيل المهمة أيضًا.
عنوان الإيميل هو أول ما يراه المستقبل. إذا لم يكن واضحًا وجذابًا، قد لا يفتحه أصلًا.
تجنّب العناوين العامة مثل: “استفسار” أو “مساعدة”.
عند الرد على إيميل، لا تكتب بسرعة فقط لأنك تريد الإجابة. اقرأ الرسالة جيدًا، ثم رتب ردك بوضوح.
إذا كنت تتقدم لوظيفة، منحة، أو تدريب، يجب أن تكون رسالتك مقنعة لكن مختصرة.
“السيد/السيدة (الاسم)،
أكتب إليكم بخصوص فرصة التدريب التي أعلنتم عنها. أنا طالب في السنة الأخيرة من تخصص (اسم التخصص)، ولدي شغف كبير في مجال (المجال). أرفق سيرتي الذاتية، وأتطلع للحصول على فرصة مناقشة هذه الفرصة معكم.
مع خالص التحية،
(اسمك)”
البريد الذي ترسله منه يجب أن يكون مهنيًا، وليس عنوانًا عشوائيًا.
لا تتوقع ردًا فوريًا دائمًا. قد يحتاج الشخص وقتًا للرد. انتظر بضعة أيام قبل إرسال رسالة متابعة.
إذا لم تتلقَ ردًا خلال 5-7 أيام، يمكنك إرسال رسالة متابعة مهذبة.
النماذج الجاهزة مفيدة، لكن الأفضل دائمًا أن تكتب بأسلوبك الخاص وتكيّف النص حسب الموقف.
لأن كل حالة لها ظروفها الخاصة، والنسخ الأعمى قد يُظهر قلة اهتمام.
كتابة البريد الإلكتروني مثل أي مهارة أخرى: تتطور بالممارسة. اقرأ، جرّب، واطلب رأي الآخرين.
يمكنك مراجعة مصادر مثل Harvard Business Review أو Grammarly Blog للحصول على نصائح أكثر حول تحسين التواصل عبر البريد الإلكتروني.
