وظيفة بدوام كامل: مطلوب موظفين في قسم دعم العمليات وإدارة الأحداث

سيقوم الاستشاري بتقديم الدعم الإداري والتشغيلي المؤقت لضمان تقديم الخدمات بفعالية وكفاءة داخل المكتب، حسب الاقتضاء في الأنشطة التالية:

إدارة الفعاليات وورش العمل:

● تقديم خدمة إدارية للفعاليات لجميع الوحدات. تسجيل بيانات الحدث، وإعداد الرسائل والدعم بطلبات عروض الأسعار والمراسلات الأخرى، والمساعدة في تخطيط الحدث.
● إدارة المخزون من القرطاسية والمواد الأحداث.
● ناقش مع فريق تكنولوجيا المعلومات والاتصالات الإعداد الفني المطلوب المتضمن على سبيل المثال لا الحصر (اتصالات الإنترنت، حجم الشاشة، إعداد الصوت والفيديو..إلخ)
● الدعم في إطلاق طلب عرض الأسعار مع الفنادق المحتملة، وإجراء التقييم وإنشاء مشاركة NTF ذلك مع الطالب.
● الدعم في إدارة قائمة الغرف (يمكن أن تكون وثيقة حية) والترتيبات اللوجستية الأخرى مع الفندق والمشاركين.
● دعم إرسال رسائل الدعوات، وصياغة جدول الأعمال، والتأشيرات، ومذكرة المعلومات. إلخ.
● تنسيق سفر المشاركين في ورشة العمل بدعم من مركز تنسيق السفر التابع لـ ASRO.

الخدمات الإدارية:

● تلقي وفحص وتسجيل المراسلات والفواتير والطلبات وما إلى ذلك، وإرسالها إلى موظفي العمليات المناسبين ذوي الصلة (اللوجستيات / تكنولوجيا المعلومات / السفر / المشتريات / صيانة المكاتب ... الخ)؛ الاحتفاظ بسجل/ورقة التتبع في النظام والمتابعة لضمان وصول الردود في الوقت المناسب أو اتخاذ الإجراء في الموعد النهائي المحدد؛
● متابعة قائمة التحقق من الدفع، وجميع المستندات الداعمة المناسبة الأخرى والتأكد من إكمال تقديم الدفع في الوقت المناسب وبدقة.
● الحفاظ على قواعد البيانات والملفات الداخلية ذات الصلة؛ تتبع الاتفاقيات التعاقدية. التحقق من صحة المطالبات للتأكد من دقتها وتوافقها مع قواعد وأنظمة الشراء؛
● الدعم في إدارة عمليات التسليم من قبل الموردين والوكالات. مراقبة وتقييم جودة وكمية ودقة البضائع المستلمة؛
● رفع الطلبات على النظام لطلبات العمليات ومتابعة الموافقات عند الحاجة.
● دعم أي مشاكل تتعلق بمكتب ASRO فيما يتعلق بالإصلاحات المطلوبة والصيانة ونظافة المكاتب والإشراف على عمال النظافة في العمل اليومي.
● دعم مراقبة الإجازة في ASRO بالتنسيق مع المشرف. مساعد، والحفاظ على تتبع جيد لجميع الإجازات، وترتيبات العمل المرنة وتقديم تقرير على أساس شهري.
● المساعدة في التحقق من الأصول، وتطبيق الخطوات اللازمة لضمان الوضع الصحيح والدقيق للأصول على Quantum.
● أداء أي واجبات أخرى قد يتم تعيينها.

المؤهلات المطلوبة

الانتهاء من المدرسة الثانوية مع تدريب / دراسات إضافية في إدارة الأعمال أو الإدارة العامة أو المجال ذي الصلة. درجة البكالوريوس في أحد هذه المجالات أمر مرغوب فيه.
الخبرة والمهارات:

• خمس سنوات من الخبرة الإدارية ذات الصلة.
• يوصى بالخبرة في إدارة الأحداث
• تعتبر الخبرة الإدارية السابقة للأمم المتحدة أحد الأصول
• الكفاءة في تطبيقات برامج MS Office
• المعرفة بنظام Quantum أو نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الآخر أمر مرغوب فيه للغاية.

اللغات:

• الطلاقة في اللغتين الإنجليزية والعربية الشفوية والمكتوبة.

الكفاءات المطلوبة:

قيم:

تجسيد النزاهة،
إظهار الالتزام تجاه صندوق الأمم المتحدة للسكان ومنظومة الأمم المتحدة،
احتضان التنوع الثقافي،
تغيير محرج
الكفاءات الأساسية:

تحقيق النتائج،
كونه مسؤولا،
تطوير وتطبيق الخبرة المهنية / الفطنة التجارية،
التفكير تحليليا واستراتيجيا،
العمل في فرق / إدارة أنفسنا وعلاقاتنا،